Yönetim sürecinin tanımı, anlamı ve önemi

YÖNETİM SÜRECİNİN TANIMI, ANLAMI VE ÖNEMİ

Yönetim, insanların işbirliğini sağlama ve onları bir amaca doğru yöneltme ve yürütme faaliyet ve çabalarının yoplamıdır. Diğer bir deyişle, başkalarının aracılığı ile amaçlara ulaşmadır.

Bu tanımlamadan anlaşılacağı gibi, yönetim amaçlara yönelmiş beşeri ve psiko-sosyal özü olan bir süreçtir. Yönetim sürecinde rol alan yani ortak çalışma ve çabalara katılan bireyler, işgören ve gördüren, yönetilen ve yöneten, ast ve üst, memur ve amir gibi çeşitli terimlerle belirtilen bir toplumsal farklılaşmaya uğrarlar. Gerçekten, yönetim süreci ve olgularının varolduğu durumlarda, emir verenler ve emir alanlar diye iki taraf vardır. Bu iki taraf, yani meydana gelen emir ve komuta zincirinde yer alan kişiler, astlarına göre üst, üstlerine göre ast olurlar ve kişiliklerinde hem astlık hemde üstlük
sıfatı ve işlevlerini toplamış olurlar. Söz konusu farklılaşmanın, iştirakçiler üzerinde olumlu ve olumsuz etkileri vardır.
Yönetim, aniden gerçekleşen ve bir kez gerçekleşmekle ortadan kalkan bir olgu değildir. Yönetim, çeşitli kademelerdeki yöneticiler arasından geçerek, yönetilenlere ulaşan, çok aşamalı işlemlere bağlı karmaşık bir süreçtir. Belirlenen amacın gerçekleştirilebilmesi için bu süreç içerisinde öncelikle yapılacak işler belli bir plan ve programa bağlıdır. Sahip olunan maddi imkanlarla insan gücünün en verimli şekilde birleştirilmesi için çeşitli kademelerde görev yapanlar, işin amaçlarına uygun biçimde eğitilir ve yönlendirilir.

YÖNETİM ÜÇE AYRILIR
1) SÜREÇ OLARAK YÖNETİM:

Yönetim herşeyden önce bir iş ve faaliyet sürecidir. Örgütlerin içinde yer alan iş ve faaliyetleri, yönetsel ve yönetsel olmayan faaliyetler olmak üzere ikiye ayrılır. Çünkü, yönetsel faaliyetlerle, yönetsel olmayan faaliyetler, amaç, kapsam açısından, gerektirdiği beceriler ve taşıdıkları kavram ve tekniler bakımından farklıdırlar. Yönetsel faaliyetler, özellikle yöneticiler tarafından yerine getirilir ve bu faaliyetler örgütlerin yaşama ve gelişmeleriyle ile yakından ilgili faaliyetlerdir. Bu faaliyetleri de; Planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol olarak sıralayabiliriz.
Süreç niteliği, yönetimin en belirgin özelliklerinden biridir. Nitekim, bir çok araştırmacı yönetimin tanımını bu özelliğe dayandırmaktadır.
Demek oluyor ki süreç olarak yönetim; Tek bir kişinin gerçekleştiremeyeceği ortak bir amaç için, bir araya gelmiş insanların faaliyetleriyle ilgili tüm çabalardan oluşmaktadır.
Yönetim süreci, işletme ve örgütlerde, eğitim ve sağlık kurumlarında, belediyelerde,derneklerde , vakıflarda, sendikalarda, siyasi partilerde, dini, askeri ve diğer hertürlü kamu kurumu ve kuruluşlarında uygulanan ortak bir faaliyettir. Ayrıca yönetim bu kurum ve kuruluşlardaki yöneticiler tarafından uygulanır. Her örgütte uygulanması dolayısıyla yönetim evrensel bir nitelik kazanır.

2) BİLİM OLARAK YÖNETİM:

Yönetim sadece bir faaliyetler dizisi veya süreç olarak değil, aynı zamanda öğrenilebilir bir bilgi topluluğu bir disiplindir. Kendine has kavramları, ilkeleri ve teorileri vardır. Bu açıdan ele alındığında ; Örgüt amaçlarının etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi maksadıyla planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarına ait kavram, ilke, teori, model ve tekniklerin sistematik ve bilinçli olarak uygulanması ile ilgili tüm faaliyetler topluluğu şeklinde tanımlanabilir.
Ancak yönetim olayının incelenmesinde ve işletme problemlerinin çözümlenmesinde bilimsel metodun uygulanması 20.yüzyıl başlarında gerçekleşmiştir. Böylece yönetim biliminin doğuşu gerçekleşmeye başlamıştır.

3) SAN'AT VE MESLEK OLARAK YÖNETİM:

Yönetim, aynı zamanda, bir maharet ve bir sanattır. Yönetim uygulamalarının toplumsal yaşam kadar eski olması nedeniyle san'atların en eskisi; Yönetimin önemi ve evrenselliği nedeniyle de san'atların en önemlisidir. Yönetim san'atı; Sezgi, muhakeme, tecrübeyle edinilen ve yönetim biliminin sağladığı bilgilerin bilinçli ve sistemli bir biçimde, maharetle uygulanarak, örgüt amaçlarının gerçekleştirilmesine ilişkin bir faaliyet ve çabadır. Yönetim bilim ve teorisindeki gelişmeler, yönetimin san'at yönünü azaltmamış, aksine yönetimin giderek bilimsel bilgiye dayanan bir san'at niteliği kazanmasını sağlamıştır. Modern toplumlarda, yönetim ve yöneticilik bir meslek ve dünyanın en önemli ve evrensel nitelikli bir fonksiyonu haline gelmiştir.

YÖNETİCİ

Yöneticinin tanımı: Kar ve riski başkalarına ait olmak üzere mal ve hizmet ortaya koymak için üretim faktörlerini tedarik eden ve bunları belli bir ihtiyacı karşılama amacına yönelten kimse olarak yapabiliriz.
Yöneticilerde bulunması gereken nitelikler zaman içinde değişiklikler göstermiş, kimi zaman teknik yetenekler, kimi zaman ise beşeri ya da kavramsal nitelikler önemli olmuştur. Üst kademe yöneticilerin ihtiyaç duyduğu nitelikler daha çok kavramsal, beşeri ve teknik olarak sınırlanırken, alt kademe yöneticilerinin ihtiyaç duyduğu nitelikler ise daha çok, teknik, beşeri, kavramsal olarak değişmektedir.
Yönetim kavramını içinde, başta insanlar olmak üzere üretim faktörlerinin amaçlar doğrultusunda etkin ve verimli olarak yönlendirilmesi söz konusudur. Bu faaliyetleri koordine eden kişiler ise yöneticiler olmaktadır. Yalnızca kendi ihtiyaçlarını gidermek için tek başına çalışan bir terzi, bakkal, kuru temizlemeci bir girişimci olmasına rağmen yönetici değildir. Çünkü yönetici, emrine verilmiş bir grup insanı belirli bir takım amaçlara ulaştırmak için ahenk ve işbirliği içinde yönlendiren kişidir
Bu açıklamalardan sonra Yöneticiyi; 'Belirli bir süre içinde, emrine verilmiş olan maddi ve beşeri üretim faktörlerini, belirlenmiş amaçları gerçekleştirmek için çevredeki gelişmeleri dikkate alarak yönlendiren ve sahip olduğu kaynakların verimliliğinden sorumlu kişi' olarak tanımlarız. Ayrıca bir işletme yöneticisinde şu nitelikler olmalıdır:Eğitim, Zeka, Deneyim, İleri görüş, Hafıza, Güç, Hoşgörü, Uyum sağlama v.b..
Bu tanıma göre komuta zincirinin (Hiyerarşinin) en alt kademesinde bulunan bir ustabaşı, bir şef başkalarına iş yaptırma durumunda bulunması dolayısıyla yönetici niteliği kazanmaktadır. Buna göre bir örgütte ustabaşından genel müdüre kadar bir çok yönetici söz konusudur.




YÖNETİMİN ETKİNLİĞİNİ SAĞLAYAN BAŞLICA FAALİYETLER

Yönetimin etkinliğini sağlayan öğeler çok çeşitlidir. Bunlardan bazıları şunlardır

A) PLANLAMA:

Yöneticinin amacı işletmenin devamlılığını sağlamasıdır. Bunun içinde gelecekteki faaliyetlerin nasıl gideceğini ve seyredeceğini görmek için planlama yapılması zorunludur. Kuşkusuz bütün yöneticiler hedeflerini saptamakta özgür değillerdir, Çünkü her departman yada bölüm için saptanan hedefler bir bütün olarak kuruluşun, herşekilde tepedeki insanlar tarafından daha önceden saptanmış hedeflerine bağlı olacaktır. Bununla beraber çoğu yönetici ikincil düzeyde hedefler saptayabilir ve saptamalıdır. Örneğin; Bir üretim ekibinin şefine belirli bir zaman dilimi içerisinde ne kadar miktarda ürün elde etmesi gerektiği söylenebilir. Ama yinede çeşitli zamanlarda tamamlayacağı ve buna uygun plan yapacağı ürünün oranına ekip şefi karar vermelidir.
Planlama fonksiyonu, bütçe hazırlama fonksiyonunuda kapsar çünkü bütçe işin her aşamasında ne kadar para harcandığını gösteren bir plandır. Planlar yöneticilerin kademeleri arttıkça ya da azaldıkça buna bağlı olarak ayrıntılı ya da yüzeysel olarak hazırlanır. Planlar kapsadığı dönem, uygulama durumu, uygulanmasının zorunluluğu, yapısı, şekli ve kapsadığı konu v.b.. şekillerde incelenebilir.
Süre bakımından: Kısa vadeli ( genelde 3 yada 6 aylıktır maksimum 1 yıllık) planlar
Orta vadeli ( 1-5 yıl arası) planlar, Uzun vadeli (5-15 yıl arası) planlar
Uygulama durumu bakımından: Zorunlu ve değişebilir nitelikteki planlardır.
Arıca her bölümün kendi planlarıda olabilir.

B) YÖNELTME:

Yöneltme, örgütün hedeflere doğru gidilirken neler yapılacağının astlara anlatılarak onları hedefe doğru yönlendirmedir. Yöneltmenin verimliliği emirin yapısına bağlıdır. Emir sözlü veya yazılı olabilir
Emir yapısı itibariyle olumlu, açık, hangi işin yapılacağı, yapılan işin niteliği, iş bittikten sonra nereye varılacağı gibi etkenler taşırsa bu emrin uygulanması ihtimali artar
Etkili bir yöneltmenin olmazsa olmaz koşulları şunlardır.
* Takım ruhu
* İşi yapanı tanımak
* Yöneticinin astlarına ve çevresine örnek olması
* Eksikleri uzaklaştırmak
* Sürekli denetim

C)KONTROL:

Kontrol, yapılması istenenle yapılanın karşılaştırılması ve olumlu ya da olumsuz farkların belirlenip bunların düzeltilmesidir. Kısaca kontrol: Hedeflenen amaçlara ulaşılıp ulaşılamadığının araştırılmasıdır.
Kontrol bir bakıma geri beslemedir. Başlangıçtan sonuç'a, sonuç'tan tekrar başlangıca doğru yapılan bir karşılaştırmadır.

D) YÖNETİCİNİN ÖZELLİKLERİ:

Yönetimin etkinliğini sağlamak için nasıl bir yönetici olmalıyız?
* Sakin bir yönetici olun; İş dünyasında yönetici olmak zor ve farklı bir çok insanla uğraşmak demektir. Böylesine zor, uyumsuz, inatçı kişileri hayatınızdan çıkartamazsınız. Bu kişileri denetlemeyi öğrendiğiniz zaman onlarla aynı ortamda çalışabilirsiniz. Bu nasıl olacak?
Kişisel almayın, İlk adımlar hep sizden gelsin, Aktif bir dinleyici olun, Olaylara iyimser bakın, Kendi sınırlarınızı koyun, Gülümseyin